Bilgi Bankası

Filo Yönetimi Danışmanlığı nedir? Filo Yönetimi Nelerden Oluşur?

Filo yönetimi danışmanlığı, şirketlere araba ve kamyon teslimat rotalarını nasıl optimize edeceklerine dair içgörüler sağlamaktadır. Şirketler, şirketlerinin genel lojistiğini iyileştirmenin yanı sıra, filo yöneticileri ve sürücüler arasında daha iyi hareketlilik ve iletişim oluşturmak için filo yönetimi danışmanlık hizmetlerini kullanmaktadır.

Filo yönetimi danışmanlığı genellikle bir şirketteki lojistik ve nakliye ekipleri tarafından aranır. Filo yönetimi danışmanlık hizmetleri, genellikle işletmelere nakliye, depolama, üretim ve diğer genel lojistik hizmetleri sağlayan, üçüncü taraf lojistik sağlayıcıları ile birlikte kullanılır.

Filo Yönetimi Nedir?

Filo yönetimi, filo yöneticilerinin satın almadan elden çıkarmaya kadar tüm filo ve varlık bilgilerini yönetmek için kullandıkları süreçlerdir. Bu, şirketlerin maliyetlerini düşürmesine, verimliliği artırmasına ve tüm filo operasyonunda uyumluluğu sağlamasına olanak tanır.

Bir ticari araç havuzunu yönetmek çoğu zaman zor olabilir. Bir filo yöneticisinin karşılaştığı ancak mevzuat değişiklikleri, otomobil piyasasındaki belirsizlik ve artan maliyetler gibi üzerinde çok az kontrole sahip olduğu bu dış etkilere eklediğinizde, görev kısa sürede çok zor hale gelebilir.

Filo Yönetiminin Amacı Nedir?

İşletme içinde kullanılmak üzere araçlar içeren tüm kuruluşlar, bir tür profesyonel filo yönetimi gerektirir. Bunun amacı, ticari araçların tüm yaşam döngüsünü kontrol etmenin yanı sıra ilgili riski azaltmak, verimliliği artırmak, üretkenliği artırmak ve mevzuata uygunluğu sağlamaktır. Gri filo olarak bilinen iş amaçlı kullanılan özel araçlar da bu sürece dâhil edilmelidir.

Filoları olan şirketler geniştir. Nakliyeciler, kuryeler, satış, servis, kamu hizmetleri, toplu taşıma ve acil durum hizmetlerinin hepsinin yönetilmesi gereken filoları vardır. Bir filoyu çalıştırmak için gerekli süreçleri kavramak, şirketin ilgili maliyetleri, kontrol etmesine, pazarda rekabetçi kalmasına ve müşteri hizmet beklentilerini karşılamasına yardımcı olur.

Filo yönetimi işletme içinde, genellikle bir filo yöneticisinin atanmasıyla veya harici bir filo çözümleri sağlayıcısına yaptırılarak gerçekleştirilir.

Filo Yöneticilerinin Karşılaştığı Zorluklar

Bir varlık yöneticisinin sorumluluk düzeyine benzer şekilde, bir filo yöneticisi filonun 5 temel alanından sorumludur.

Araç edinme, yakıt yönetimi, araç bakımı, sağlık ve güvenlik, uyumluluk

Araç Edinme

Araç mevzuatındaki değişiklikleri değerlendirmek, araçların amacını ve uygunluğunu belirlemek, araç üreticileri ile anlaşmalar yapmak, filo yöneticisine aittir. Doğru filo araçlarını seçerken çalışan beklentilerinin yanı sıra yakıt tüketimi, vergi ve sigorta maliyetleri de dikkate alınmalıdır.

Buna, ömrünün sonuna ve aracın yeniden satılmasına yönelik bir düşünceyi ekleyin ve kısa sürede neden bu rolün neden bu kadar zor olabileceği netleşir. Bütçe tahsislerinin karşılanması gerekir ve her zaman tasarruf sağlanmalıdır.

Yakıt Yönetimi

Muhtemelen bir filo yöneticisi için en büyük maliyet tasarrufu zorluklarından biri, yakıt maliyetlerindeki sürekli artan artıştır. Piyasa fiyatındaki dalgalanmalar ve fiyatları etkileyen dış faktörler bir filo yöneticisinin kontrolü dışındadır. Ancak, yakıt tüketimini ve maliyetleri azaltmaya yardımcı olacak seçenekler vardır.

Filo yöneticileri, sorumlu oldukları araçlar için en uygun olanı belirleme yolu olarak yakıt seçenekleri üzerinde bir maliyet-fayda analizi yapabilirler. Uygunluğu belirlemek için, daha düşük çalışma maliyetleri ve performansa karşı daha yüksek bir elektrikli ve takılabilir hibrit araç satın alma üzerinde durulmalıdır.

İhtiyaçları karşılamak için en iyi fiyatı seçerek yakıt kartı seçimi her filo için çok önemlidir. Bunun yanı sıra, tematik, araçları izleme ve uygun maliyetli rotaları belirleme becerisine ek olarak sürücü davranışını ve yakıt yönetimi üzerindeki etkiyi uzaktan gözlemlemede rolünü oynayabilir.

Araç Bakımı

Filo içindeki araçların bakım programını denetlemek, kendi kaynaklarından dâhili olarak temin edilebilir veya maliyet-fayda analizinin boyutuna bağlı olarak dışarıdan temin edilebilir. Filo yöneticisinin sorumluluğu, araç kontrollerinin mevzuata uygun şekilde yapılmasını sağlamaktır.

Bu, aracın günlük kontrollerini, satın alma öncesi araç muayenelerini, düzenli bakım kontrollerini ve rapor edilen kusurların giderildiğinden emin olmayı içerir.

 

Sağlık ve Güvenlik

Talihsiz bir durum meydana gelirse ve bir sürücünün bir kaza geçirmesi durumunda, filo yöneticisinin sorumluluğu, bunun, buna göre yapılmasını sağlamaktır. Sürücülerin, sigorta raporlama prosedürlerini doğru bir şekilde takip ederek bir kazayla başa çıkmasını sağlamak için, sağlam raporlama prosedürlerinin yürürlükte olması gerekir.

Böylece yapılan gerekli onarım çalışmaları ile talepler hızlı ve verimli bir şekilde ele alınabilir. Filo yöneticisi, filo içinde meydana gelen kaza riskini en aza indirmek için sürücü eğitim kayıtlarının güncel olmasının yanı sıra, sağlık ve güvenlik politikasının hem geliştirilmesinin hem de uygulanmasından sorumlu olacaktır.

Uyumluluk Gereksinimlerini Karşılamak

Günlük kontroller, teftiş belgeleri, sürücü kontrolleri, kusur, raporlama, sigorta…liste uzayıp gider. Uyumluluk ve filo risk yönetimi, rolün önemli bir parçasıdır ve tüm yönlerin yalnızca gerçekleştirilmesi değil, aynı zamanda belgelenmesi de gerekir. Bu her araç için denetim amacıyla hem de bir iddia veya soruşturma yapılması gerektiğinde bir kaza durumunda eksiksiz bir bilgi izi olmasını sağlar.

Filo yöneticileri, operasyonları üzerinde doğrudan etkisi olabilecek mevzuat değişikliklerinin farkında olmaları ve buna göre hareket etmelerinin zorunlu olduğu anlamına gelir.

Maliyetleri Kontrol Etme

Maliyetleri kontrol etmek ve azaltmak her işletme için her zaman bir önceliktir ve filo yönetimi bir istisna değildir. Filo yöneticisinin filoları ile ilgili bilgileri analiz etmeleri ve iyileştirebilecek alanları fark etmeleri gerekmektedir.

Bu, araç satın alma maliyetlerini düşürmeyi, yakıt tüketimini gözden geçirmeyi ve sürücü davranışlarını analiz etmeyi ve daha azıyla daha fazlasını elde etmeyi içerebilir.

Aşırı Bilgi Yüklemesinden Kaçınma

Filolar, filo yöneticisinin inceleyebileceği, bazıları yararlı olabilecek, ancak çoğu muhtemelen öyle olmayan birçok veri üretir. Bu kadar büyük miktarda bilginin taranması zaman alıcıdır ve önemli bilgileri gözden kaçırma riskini taşır.

Bu tür bilgilerin güncellenmesinin idari zaman ve para açısından da sonuçları vardır. Filo yönetim yazılımı, gereksiz bilgileri ayıklamanıza ve yalnızca ihtiyacınız olan veya bilgiye sahip olduğunuz alanlar hakkında raporlar oluşturmanıza yardımcı olabilir ve doğru şekilde analiz edebilir.

Filo Yöneticisinin Genişleyen Rolü

Teknolojinin rolü, bir filo yöneticisinin rolünün de genişlemesine yo açacak şekilde gelişen bir hızdır. Hareketlilik yönetimi, varlık yönetimi ve bir işletmenin çevresel etkisini ölçmek, kontrol etmek için bir sorumluluk seviyesi, filo yöneticisinin görev alanına girmeye başlayacaktır.

Filo yönetimi şu konularda iyileştirme sağlar.

  •  Araçlar, varlıklar ve ekipman
  • Bakım ve onarım
  • Yakıt ve emisyonlar
  • Sürücü belgeleri kontrolleri ve sürücü kontrolleri
  • Çalıştaylar ve zamanlama- incelemeler, hata raporlama ve denetimler
  • Parçalar ve envanter
  • Kaza ve risk yönetimi
  • Yasalar ve yasal uyum
  • Bütçe ve tahmin

Filo Yönetimi Danışmanlığı Hizmetleri

Bir işletme büyüdükçe, araç filosunun da büyümesi kaçınılmazdır. Filo ölçeklendikçe, filonun yönetimi ve tedariki zaman alıcı, karmaşık ve stresli hale gelebilir. Filonun günlük işleyişinin sorumluluğu, artık ana görevleri bu operasyonun dışında olan departmanlarda giderek daha fazla yönetilmektedir.

Birçok işletme, maliyetlerinin artabileceğini fark eder ve bunların nasıl azalacağını ve verimliliğin nasıl artacağını anlamak konusunda zorluk yaşayabilir. Bunlara sürekli değişen vergi mevzuatının da zorluklarını eklediğimizde, bir filoyu tedarik etmenin, finansa etmenin, yönetmenin ve tedarik etmenin çeşitli yöntemleri karşısında şaşkına dönebilirler.

Bu durumda ise yardımınıza filo yönetim danışmanları yetişmektedir. Bu danışmanlar, işletmenizin performansını iyileştirmede yardımcı olmak için çalışmaktadır. Filo yönetim danışmanı, işletmeden sorumlu kişi ile ihtiyaçlarınızı gözden geçirmek için ofisi ziyaret eder.

Mevcut sözleşmelerinizi, filo politikanızı, uyumluluğunuzu, araç ve sürücü yönetiminizi ve yakıt yönetimini değerlendirir. Daha sonra tüm bilgileri rapor halinde sunarlar. Bu rapor, mevcut durumu açıklayacak ve filoyu mümkün olduğunca verimli hale getirmek için öneriler sunacaktır. Nihai hedef, somut maliyetleri düşürmek ve işletmenin karlılığını artırmak olacaktır.

Filo yönetim danışmanları;

  •  Sürüş rotalarının ve genel lojistiğin nasıl optimize edileceğine dair danışmanlık sunar.
  • Filo yöneticileri ve sürücüler arasındaki iletişimin nasıl iyileştirilebileceği konusunda danışmanlık sağlar.
  • Verimsizlikleri ve iyileştirilmesi gereken alanları belirler.
  • Sürüş rotalarında tüm çalışanların genel güvenliğinin nasıl iyileştirilebileceği konusunda danışmanlık sağlar.

Filo Yönetimi Danışmanlığı Faydaları

Filo yönetimi danışmanlığı, araçların bakımının başka bir departman tarafından yarı zamanlı olarak yönetildiği kuruluşlar için mükemmel bir hizmettir. Bu hizmetler her şeyi kapsar. Personelin güvende olmasını sağlarken, yakıt tasarruflu araçlar ile paradan da tasarruf sağlar.

  • Yarı zamanlı filo yöneticisi olarak görev yapan İK, finans ve diğer personel için zaman kazandırır.
  • Sipariş ve teslimattan lisans kontrolüne, yenilemelere kadar tam hizmet sağlar.
  • Sözleşmeli kiralama pazarının tamamında cazip fiyatlar ve özel teklifler sunar.
  • Filo politikası incelemeleri, verimli günlük ve kısa vadeli kiralama çözümleri ve mobilite dâhil hizmetler sunar.

Araç danışmanlığı gibi tamamen bağımsız bir komisyoncu, üreticilere, çok uluslu şirketlere ve daha uzun onay süreçlerinin engellediği diğer büyük finansal kuruluşlara kıyasla çok daha esnek ve çevik bir şekilde hareket edebilir. Müşteri ilişkileri yararına kararlar alınır ve fiyatlandırma incelemeleri genellikle daha kısa aralıklarla gerçekleştirilebilir.

Filo yönetim danışmanları, en son otomotiv haberlerini ve gelişmeleri düzenli takip ederler. Bu bilgiler, müşterilere en iyi uygulama, yeni teknolojiler ve yasal değişiklikler konusunda tavsiyelerde bulunmak için yöneticileri bilgilendirirler.

Filo yönetim danışmanlığı, bakım görevi kapsamında İnsan Kaynakları prosedürleri, sürücü ve araç rehberliği ve sağlık ve güvenlik ile birlikte, en son yasal ve diğer değişiklikleri yansıttığından emin olmak için bir kuruluşun filo politikasını gözden geçirebilir. Filo danışmanları, dünyaca ünlü spor giyim markalarından, inşaat ve finans sektörlerindeki büyük isimlere kadar pek çok araçtan oluşan çok sayıda filonun kiralama ve yönetim faaliyetlerini sürdürmektedir.

Pek çok kuruluş, görevi yalnızca araçlara ve sürücülerine bakmayı içeren özel bir filo yöneticisi çalıştırmaz. Bunun yerine bu görevleri üstlenecek tedarik, İK ve finans personelini görevlendirir. Bu durumda sürücülerin ihtiyaçları, aldıkları ceza puanları ve ehliyet kontrolü gibi durumlar külfetli olabilir.

 

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu