Bilgi Bankası

Etkin Toplantı Yönetimi Nedir? Toplantı Türleri Nelerdir? 2021

Toplantı sonunda alınamayan kararların iş hayatı üzerinde ağır sonuçları olmaktadır. Toplantılarda yapılan hatalar, toplantı verimini düşürmektedir. Şirket içinde yaptığınız toplantılarda, aşağıda yer verilen unsurlara dikkat ederseniz toplantı veriminin arttığını görürsünüz.

Toplantılar, etkin iletişim örneğinin en güzel şekilde sergilendiği olgulardır. İnsanlar toplantı ortamında karşı karşıya gelirler. Konuşmacı karşısındaki kişinin yüz ifadesinin değiştiğine, kaşlarının çatıldığına, gülümsediğine tanık olur; yani mimiklerle konuşulanlara katıldığımızı veya tepki içerisinde olduğumuzu gösteririz. Konuşulanlara sessiz kalmak, herhangi bir tepki göstermemek de bir iletişim biçimidir.

Günlük yaşantımızda beden diliniz, yüzünüzün ifadesi, ses tonunuz, kullandığınız kelimeler, davranışlarınız vb. unsurlar çevrenizdeki insanların sizin hakkınızda ipuçları elde etmesine yardımcı olur. Sergilediğimiz davranış ve tutumlardan aldığımız geri bildirimler doğrultusunda, içinde bulunduğumuz yeni duruma göre davranışlarımızı uyarlarız. Yapılan araştırmalar, insanların kariyer basamaklarının üst seviyelerine yaklaştıkça çalışma sürelerinin büyük bir kısmını toplantılarda geçirdiklerini göstermiştir. Toplantılar, yöneticilerin şirketlerini verimli yöntemleri için ellerindeki en etkili silahlardır diyebiliriz. J.K.Galbraith, bir şey yapılmaması durumunda veya yapılacak bir şeylerin bulunmaması durumunda şirket yöneticilerinin toplantı yaptıklarını belirtmiştir. Sıkıcı, motivasyon bozucu toplantılar çalışanlara ve şirkete hiçbir değer katmaz. Ancak aydınlatıcı, eğlendirici, paylaşımcı olan toplantılar şirkete olan aidiyet duygusunu pekiştirir ve çalışanları enerjik kılar; yeni bir şey üretmek, yaratıcı olmak konusunda onlarda istek ve heyecan yaratır.

Teknolojinin ilerlemesi, ERP sistemlerinin şirketlere entegre edilmesi; kamera, sensör vb. veri toplayıcı mekanizmaların etkili kullanılmasıyla, günümüzde şirketler uzaktan yönetilebilir hale gelmişlerdir. Dolayısıyla önümüzdeki yıllarda toplantılar, online toplantı haline dönüşecek ve yapılan toplantı sayısı her geçen gün artacaktır. Toplantıların diğer bir yararı da; yapılan toplantılar aracılığıyla; ekip üyeleri şirket kültürü ve gidişat hakkında çok şey öğrenmekte, kendi kişiliğini geliştirmektedir.

 

En Sık Rastlanan Toplantı Türleri

Konferans; toplantı türleri içerisinde katılımcı açısından en pasif olanıdır. Konunun uzmanı, konuyu derinlemesine anlatırken katılımcılar sadece konuşmacıyı dinler. Sunumun sonunda, katılımcıya mikrofon uzatılır ve sorusunu sormasına müsaade edilir. Soru soran kişi, sorduğu soruyla ilgili, isterse kısa bir açıklama yapabilir. Ancak bu açıklamayı fazla uzatması, konferanstaki diğer kişilere saygısızlık olarak addedilir.

 

Sunum; konferansın içerik ve zaman olarak kısa halidir denilebilir. Sunumların görsel unsurlarla desteklenmesi, akılda kalıcılığı ve sunumun başarıya ulaşmasını etkileyeceğinden uzun metinlerin kullanılmaması tavsiye edilir.

 

Kongre; akademik nitelikli toplantılardır. Konuşmacılara görüş ve buluşlarını anlatmaları, tezlerini açıklamaları için belli bir düzen içerisinde, belirli bir süreyle söz verilir. Kongreler ayrıca dernek, vakıf, siyasi partiler ve sendikaların üst organları tarafından periyodik olarak yapılır. Kongreye katılan kişilerin görüşleri tartışılır, oylanır ve ‘sonuç bildirileri’ olarak yayınlanır.

 

Sempozyum; moderatör yönetiminde olan çok oturumlu toplantı türüdür. Farklı disiplinlerden uzmanlar bir araya gelerek görüşlerini sunar, konunun tüm farklı yönlerini ele alır ve aralarında tartışırlar. Görüşlerin sunulması kürsüde olabileceği gibi, kişiler yan yana panellerde de oturabilir.

 

Panel; Belli bir konuda, farklı görüş sahibi olan konuşmacıların birden fazla turda konuştukları ve izleyici/ katılımcı sorularını cevapladıkları, bir moderatör yönetiminde olan toplantı türüdür. Konuşmacılar genellikle sahnede bir masa arkasında oturmaktadırlar.

 

Forum; konu hakkında bilgisi olan herkesin katılabildiği, isterse konu hakkında düşünce ve yorumlarını aktarabileceği bir ortamdır. Konuşmacılar, oturum koltukları arasında dolaştırılan telsiz mikrofonlarla konuşabilir veya isterlerse kürsüye de çıkabilirler.

 

Diğer toplantı çeşitleri şunlardır:

 

Kurul Toplantısı; Tüzel kişiliğe sahip örgütlerde, kararların demokratik yollarla alınması için bu tür toplantılar düzenlenir.

 

Koordinasyon Toplantısı; Holding çatısı altında bulunan şirketlerin veya şirket içindeki bölümlerin aralarında iletişim olması için düzenlenen toplantılardır. Bu tür toplantılar, örgütler arası iletişimi güçlendirir.

 

Komisyon Toplantısı; Konunun uzmanı olan kişiler bir araya gelerek, ilgili konuyu çok yönlü olarak ele alırlar.

 

Emir Toplantısı; Yöneticinin astlarını görevlendirmesi, talimat vermesi için düzenlenen toplantılardır.

 

Bilgilendirme Toplantısı; Bilginin kaynağı olan kişi veya merciinin alıcı konumundaki kişilere bilgi vermesi için düzenlenir.

 

Danışma Toplantısı; Bilgi alışverişi için düzenlenir.

 

Sorun Çözme Toplantısı; Örgütte sorunların tartışılması, katılımcıların sorunlarına çözüm bulması için düzenlenir.

 

Eğitici Toplantı; Katılanların belirli bir konudaki fikirlerini ve davranışlarını değiştirmek için düzenlenir.

 

Yönlendirici Toplantı; Astları belirlenmiş amaç ve hedeflere ulaşmak için yönlendirmede kullanılır.

 

Mesleki Toplantı; Aynı uzmanlık alanında olanların karar almak için karşılıklı fikir alışverişi yaptığı toplantılardır.

 

Pazarlık Toplantısı; Karşılıklı çıkarların ve anlaşmanın sağlanması için yapılır.

 

Toplantılar Neden Önemlidir?

 

Oyun yazarı David Hare tiyatronun kendisini eğlendirdiğini ve asla sıkmadığını söylemiştir. Seyirci tiyatro izlerken hayal kırıklıkları, şaşkınlık, korku, heyecan, öfke, sevinç duymaktadır. Çok farklı duygular seyir halinde hissedildiği için asla izleyici sıkılmaz. Benzer durum toplantılar için de geçerlidir. Toplantılar iyi yönetilmiş ve amacına ulaşmışsa; katılımcılar toplantılardan kararlı ve motive olmuş bir şekilde çıkar. İyi yönetilememiş, uzun süren, sıkıcı toplantılardan; katılımcı yılmış, bezmiş, üzerinde yoğun bir baskıyı hissetmiş olarak ayrılır. Toplantının verimli geçmesi ve katılımcının motive olmuş, pozitif duygularla toplantıdan çıkması için, toplantı aşamalarının iyi planlanmış olması gerekmektedir.

 

Toplantılar, kaynak ile alıcı uzun süre karşı-karşıya oldukları için, etkili iletişim aracıdır.

 Sorunları yaşayan ve yaşanılan sorunlardan etkilenen tüm kişiler bir araya gelerek toplantı yaparlar ve böylece sorunlarını hızlı bir şekilde çözme olanağı elde etmiş olurlar.

 Toplantılar örgüt üyelerini sorumluluk almaya iter ve örgüt amaçlarına katkıda bulunmaları için özenç duymalarını sağlar.

 Örgütler toplantılar sayesinde ‘şirket kültürlerini’ personellerine kazandırır. Kurumsal yapıyı ve örgüt üyelerinin birbirlerini tanımasında toplantıların önemi büyüktür.

 Örgüt üyelerinin aralarında bilgi alışverişi yapmak ve örgütün durum değerlendirmesinin yapılması için toplantılar etkili araçlardır.

 Toplantılar, örgüt üyelerinin birbirleriyle barışçıl iletişiminin sağlanmasında etkili ortamlardır.

 

Aşamalar:

 

Toplantının amacı nedir?

 Toplantı konusuyla kimler ilgilidir? Toplantıya kimler katılacaktır?

 Gündem maddeleri nelerdir?

 Toplantı mekânı nasıldır? Katılımcıları ağırlamak için fiziksel imkânlar yeterli midir?

 Toplantının yeri ve zamanı ne olacaktır?

 Toplantı başkanı, moderatörü kim olacaktır?

 Toplantıda kullanılacak destekleyici materyaller hazır mıdır?

Toplantının amacı iyi belirlenmemişse;

Katılımcılar toplantı sonrası tatmin olmazlar. Örgüte olan güvenleri kaybolur. Ve örgütü zaman hırsızı olarak nitelerler. Konunun ele alınışının farklı yöntemlerle de olabileceği kanısı oluştuğundan, ilerde toplantı kültürünün oluşması konusunda örgüte destek vermezler. Toplantıyı düzenleyen kişi, toplantının amacını herkese net bir şekilde anlatılmalıdır ve katılımcılara yönelttiği sorularla da amacın anlaşıldığından emin olmalıdır.

Toplantıya katılacak kişiler iyi seçilmemişse;

Kararları uygulama konumunda bulunmayanların etkili karar alabilmeleri olası değildir. Onun için gerekli kararların uygulanmasını sağlayacak anahtar kişiler tespit edilmeli ve toplantıya çağrılmalıdırlar.

Toplantının gündeminde;

Gündem maddelerinin, katılımcıların hazırlık yapabilmeleri için birkaç gün önceden dağıtılması gereklidir. Toplantı gündeminde yapısal olarak eksiklik olmamalıdır; aksi halde toplantı gündemi etkili olamaz.

Toplantı yapılacak yerin fiziki durumu;

Toplantı yerindeki olumsuz koşulların giderilmesi gerekir. Toplantı sürekli kesintiye uğratılırsa verimli olmaz. Toplantı ortamı aşırı soğuk-sıcak, aşırı kalabalık, gürültülü olmamalıdır.

Toplantının nerede ne zaman yapılacağı;

Katılımcılara toplantı günü, saati, nerede yapılacağı yazılı olarak iletilmelidir.

Toplantı başkanının kim olduğu;

Toplantı başkanının kişilik özellikleri oldukça önemlidir. Rehberlik yapabilen, tartışmaya açık, saygı gösterilen, beklenilen işbirliğini sağlayabilen, kaynaştırıcı biri olması gereklidir.

 Aşırı konuşan kişileri kısıtlamalıdır.

 Söz almayan ve çekimser davranan kişileri toplantıya katabilmelidir.

 Katılımcıların görüşlerinin tümüne eşit mesafede olabilmelidir.

 

Toplantıda kullanılacak destekleyici materyaller

 

Toplantılarda görsel unsurlara yer vermek, toplantının etkinliğini arttıracaktır. Toplantı sırasında sadece konuşmalara ve tartışmalara yer verilmesi, katılımcıların dikkatini dağıtabilir, motivasyonunu bozabilir, düşünceleri dağılabilir, toplantı dışına çıkabilir.

 

Toplantıları genel olarak aşağıdaki gibi gruplandırmak mümkündür:

 

Bilgilendirme amaçlı toplantılar: Bu tip toplantılarda, kaynaktan alıcıya sadece bir bilgi akışı söz konusudur. Burada, yöneticinin örgütü ilgilendiren konularda personeli bilgilendirmesi söz konusudur.

 Değerlendirme toplantıları: Bu tip toplantılarda katılımcılar, kendilerine sunulan bilgileri tartışır ve değerlendirir.

 Yönlendirici toplantılar: Yönetici merkezli olan bu toplantılarda, örgüt ast personelini belirli konularda harekete geçirir. Burada otoriter olan yönetim tarafı, birtakım bilgileri katılımcılara aktarır ve diğer tarafı etkileyerek onların harekete geçmesini sağlar.

 Danışma toplantıları: Paylaşım temelli toplantılardır. Karşılıklı fikir alışverişinde bulunulur, bu toplantılarda karar alınması zorunluluğu yoktur.

 Mesleki toplantılar: Bu toplantılar, aynı uzmanlık dalında çalışan kişiler arasında yapılır. Örneğin okullarda yapılan zümre toplantıları buna örnek olarak gösterilebilir. Kararlar toplantılarda çoğunlukla oy çokluğuyla alınmaktadır; alınan kararlarda grup üyeleri ortak sorumludurlar.

 Komite ya da komisyon toplantıları: Komisyonların amacı bir konuyu derinlemesine inceleyerek büyük kurula bilgi vermektir. Komite yine komisyonda olduğu gibi kendilerine verilen bir konuyu görüşüp incelerler. Ancak komite, daha küçük grup için kullanılır. Komitede farklı gruplardan gelen üyeler olduğu için, toplantılar tartışmalı geçmektedir. Komite ve komisyonların yaptığı çalışmalar ‘ön çalışma niteliği’ taşırlar. Görüşler, incelemeler üst kurula sunulduktan sonra, karar alınması için oya sunulur. Kararlar oy çokluğu ile alınmaktadır.

 Müzakere toplantıları: Görüşleri, anlayışları, hedef ve amaçları farklı olan iki veya daha fazla grup arasında yapılan toplantılardır. Taraflar ortak bir noktaya varmak için çabalarlar.

 Sorun çözme toplantıları: Bir örgütte görülen sorunların etkili çözümü için örgüt üyelerinin katılımı önemlidir. Çözüm yolları aranırken örgütte ilgili kişilerin her birinin fikirleri sorulmalıdır.

 Eğitici toplantılar: Bu toplantılar, bilgilendirici toplantılara benzer. Bilgilendirici toplantılarda, bireyde davranış değişikliği amaçlanmaz. Eğitici toplantılarda beklenen şey, bireyde davranış değişiklikleri olmasıdır. Bunun olabilmesi için katılımcıların etkilenmesi şarttır.

 

Etkili Toplantı İçin Altın Kurallar

 

Etkili toplantıların üç altın kuralı vardır.

 

  •  Her toplantı kendine özgüdür. Toplantı yapmadan başka bir şekilde amaca ulaşılabiliyorsa, o zaman toplantı iptal edilmelidir. Bu durum proje, ekip ve haftalık toplantılar için de geçerlidir. Amacı olmayan toplantılar işletmelere pahalıya mal olurlar.

 

  •  Bir toplantının başarısı sonuçları ile değerlendirilir. Yaptığınız her toplantıdan ‘yapılacaklar listesi’ çıkmalıdır. Toplantıdan sonra, yapılacak işlerin her biri için bir sorumlu ataması yapılmalıdır ve amaçlar net bir şekilde izah edilmelidir.Toplantının sonunda, yaptığınız toplantının gündeminde olan her şeyi yeniden ele almak için bir sonraki toplantıyı ayarlıyorsanız; bir şeyler yolunda gitmemiş demektir.

 

  •  Toplantıyı yürütmek, bütün bir grubun sorumluluğundadır. Toplantıyla ilgili ilk sorumluluk başkana aittir. Toplantıya katılanlar da toplantıya hazırlıklı gelerek, fikir beyan ederek toplantıya katkı yapmalıdırlar. Başkan toplantıyı zamanında başlatmalı ve zamanı tüm gündemi konuşacak şekilde etkin kullanmalıdır. Ayrıca toplantıda alınan kararlar mutlaka kaydedilmelidir.

Etkili Toplantı Yönetimi için yapılması gerekenler şunlardır:

 

Toplantı Öncesi Kriterler

  1. Amaç ve konu (gündem) belirlenmelidir.
  2. Toplantı yeri, zamanı birkaç gün önceden katılımcılara yazılı olarak bildirilmelidir.
  3. Katılımcı listesi doğru kişilerden oluşturulmalıdır.
  4. Toplantı salonunu bir saat önceden hazırlamak gerekir.
  5. Toplantı dokümanlarını 2 gün önceden hazırlamalıdır.

 

Toplantı Sırasında Kriterler

  1. İlk olarak toplantı odasına gidecek kişi Başkan olmalıdır.
  2. Toplantıya zamanında başlayıp bitirmek önemlidir. Kimsenin vaktini çalmamalıyız.
  3. İçerinin havalandırılmasına özen gösterilmelidir.
  4. Katılımcı listesi imzalatılmalıdır.
  5. Katılımcılara özgürce düşüncelerini söylemeleri için fırsat verin.
  6. Toplantıyı kayıt altına alın.
  7. Gündem dışı konularla zamanın geçmesine izin verme.
  8. Ekipten biri toplantıda konuşulanları not almalıdır.
  9. Toplantıda alınan kararlar için uygulanma tarihi belirlenmelidir.
  10. Toplantı bitiminde değerlendirmek için 5-10 dakikalık bir zaman belirle.
  11. Katılımcılara katkıları için teşekkür et.

 

Toplantı Sonrası Kriterler

  1. Alınan kararların mutlaka yazılı hale getirilerek, katılımcılara duyurulması gereklidir.
  2. Eksikliklerin bir kez daha yaşanmaması için gerekli tedbirlerin alınması gereklidir.
  3. Alınan kararların takipçisi olmalı, uygulanıp-uygulanmadığı izlenmelidir.
  4. Sonraki toplantıda bir önceki toplantının çıktıları değerlendirilmelidir.

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu